DocuWare : un outil de travail avec diverses fonctionnalités

La collecte et la gestion des informations demandent beaucoup d’attention au sein d’une entreprise. La moindre négligence peut vous entraîner à prendre de mauvaises décisions et impacter sur le développement de l’établissement. Pour faciliter les choses, il est plus judicieux de vous servir d’un outil spécifique. Cela est par exemple le cas de DocuWare qui dispose de diverses fonctionnalités.

DocuWare permet de collecter et d’organiser facilement les informations

Certaines fonctionnalités peuvent être utilisées pour faciliter la collecte et l’organisation des informations avec une solution docuware. Vous pouvez par exemple vous servir de la fonction Intelligent Indexing pour convertir les données en termes d’indexation. Cette technologie permet d’éviter la moindre erreur pour chaque collecte d’informations. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser la fonction Indexation plein texte pour faciliter des recherches précises et personnalisées. Il ne faut pas non plus ignorer le Chargement mobile qui permet de collecter des informations n’importe où et peu importe l’heure. 

A voir aussi : Succession sur livret A : règles et démarches

Sinon, il y a la Numérisation et classification qui permet de connecter DocuWare à un scanner. Cette fonctionnalité est généralement utilisée pour numériser des documents comme des bons de livraison. Vous pouvez en même temps vous servir de la fonction Enrichissement des données pour compléter des informations. En outre, vous avez l’opportunité d’accéder à des formulaires pour collecter rapidement les données sans faire des erreurs.

Il ne faut pas non plus ignorer la capacité du logiciel à reconnaître les codes-barres comme des codes postaux. Cela permet à l’outil d’indexer facilement les documents à traiter. Par ailleurs, il vous sera facile d’importer les fichiers avant de réaliser leur indexation. Notez que la collecte et l’organisation des informations peut aussi se faire par l’importation des dossiers vers un classeur sécurisé. Vous avez même la possibilité de synchroniser le logiciel avec votre boîte e-mail Outlook selon vos besoins.

A voir aussi : Les défis du métier d'analyste financier et comment les surmonter

Notez les fonctionnalités pour le traitement des documents

L’outil possède des fonctionnalités qui permettent de traiter facilement les documents tout en assurant la gestion des workflows. Cela est par exemple le cas du montage numérique pour faciliter l’utilisation des tampons sans modifier les documents. Cette fonction facilite aussi les annotations et les corrections des images dans toutes les situations.

Sinon, il est possible d’accéder facilement à la fonction Contrôle des tâches. Celle-ci permet d’automatiser les opérations manuelles tout comme les organisations récurrentes. À cela s’ajoute la Connexion en déplacements pour accéder efficacement à des informations à jour. Il faut souligner la possibilité de réaliser les tâches avec différents appareils.

En outre, vous pouvez accéder facilement à la fonction Gestion des versions qui permet de contrôler les historiques des documents. Ces derniers seront enregistrés automatiquement par le logiciel. Cela se combine efficacement avec l’Automatisation du workflow qui vous donnera accès à une interface performante.

D’un autre côté, l’outil propose un processus de suppression des informations parfaitement sécurisé. Ici, vous êtes libre d’adopter les paramètres que vous souhaitez pour obtenir les meilleurs résultats. Vous avez même l’opportunité d’expliquer ce qui se produit dans les détails.

Ajouter à cela, vous êtes libre de définir les dates d’échéance pour la réalisation des tâches selon vos besoins. À souligner la possibilité de consulter le tableau de bord avant d’adopter les solutions préconfigurées qui vous conviennent. Notez aussi la possibilité de limiter les accès aux informations que vous ne souhaitez pas partager avec tout le monde.

Certaines fonctionnalités permettent aussi d’afficher correctement les contenus

L’affichage des contenus sur DocuWare est plus facile grâce aux fonctions suivantes :

• L’accès mobile : il est possible d’accéder rapidement aux informations que vous souhaitez utiliser sur les workflows. Cette fonction vous offre l’opportunité de travailler à distance en toute tranquillité.
• La recherche flexible : cette fonctionnalité permet de rechercher facilement des informations dans le contenu d’un document. Vous pouvez aussi intervenir directement à l’intérieur des données index pour faciliter le travail.
• La visualisation : il est facile d’accéder aux formats courants de diverses d’origine grâce à cette fonctionnalité.
• Le partage : il est tout à fait possible de partager des liens avec d’autres utilisateurs sans compromettre leur sécurité.
• Les autorisations sophistiquées : celles-ci ne feront que renforcer la sécurité des informations dont vous disposez.
• Les documents liés : vous avez l’opportunité d’afficher les documents associés simultanément quand vous le jugez nécessaire.
• Les fichiers numériques : ici, il est question d’adopter des structures de dossiers classiques dans votre travail. Vous aurez droit à une visualisation intuitive des fichiers avec cette fonction.
• Les recherches intégrées : rien ne vous empêche d’intégrer l’accès aux éléments qui se trouvent sur des programmes clés.
• Les tâches en attente : il ne faut pas hésiter à régler l’outil pour recevoir des rappels sur les opérations en retard.