Tout savoir sur le logiciel de paie
Tout bon dirigeant est en quête de meilleure solution pour se libérer de la gestion de paie. La solution est offerte par le logiciel de paie en ligne. Cet outil s’adresse à tous les employeurs, à toutes les tailles d’entreprise et permet de simplifier le processus de génération de bulletins de paie pour l’ensemble des collaborateurs. Il s’adresse également aux cabinets d’expertise-comptable qui proposent une prestation de gestion de paie selon les demandes de leurs clients.
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
On entend par logiciel de paie, un outil informatique qui permet l’automatisation de la collecte des données de paie, leur traitement et leur calcul. En plus, découvrez un logiciel de paie en ligne pour la gestion administrative de votre personnel. L’objectif de son utilisation est la production de fiche de paie ainsi que des déclarations conformes à la législation en vigueur, notamment sur le plan social que personnel au salarié. Cet outil permet de simplifier le traitement des processus « ressources humaines » en management de paie, depuis le recrutement jusqu’au départ du collaborateur.
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Le logiciel de paie en ligne peut être installé de deux façons :
- SaaS et solution de paie en ligne: l’installation se fait sur les serveurs de l’hébergeur, moyennant abonnement. Le logiciel est alors accessible à distance sur n’importe quel navigateur web.
- On-premise ou « monopose » : ces logiciels sont installés directement sur les serveurs de votre entreprise. Vous recevez alors une licence de l’éditeur.
Les avantages d’une solution de gestion de la paie
Une solution de gestion de paie permet de maximiser les bénéfices engendrés par le traitement automatisé de la paie. Sa mise en place permet également d’améliorer significativement la productivité au sein de votre structure.
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Gain de temps
En automatisant les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, les équipes RH pourront optimiser leur temps de travail en se focalisant sur les analyses importantes.
Réduction des risques d’erreurs humaines
L’éditeur du logiciel se charge de la mise à jour des règles sociales et conventionnelles prévues par la législation en vigueur. Nul besoin de faire une veille juridique par votre équipe interne. En outre, grâce à la centralisation des données dans une base de données unique, l’équipe évite les erreurs engendrées par les doubles saisies des données sociales. Enfin, via l’automatisation des déclarations et des calculs de paie, les risques d’oubli ou d’erreur sont fortement réduits.
Dans une entreprise, il est important de traiter convenablement les données sociales pour maitriser la fonction RH et les contrôler au mieux. Grâce au logiciel de paie, votre entreprise dispose d’outils de reporting, pour la production des principaux états de contrôle.
Réduction de certains postes de dépense
Vous réaliserez des économies certaines grâce au gain de production ainsi que la réduction des tâches administratives.
Bon à savoir
Pour bénéficier des réels avantages de la gestion de paie, il est indispensable d’analyser vos processus existants et d’identifier les tâches qui peuvent être automatisées sans préjudice. Choisissez alors un logiciel adapté à la structure de votre entreprise (taille, organisation des RH…) et votre secteur d’activité.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Afin de choisir le logiciel de paie adéquat aux besoins et taille de votre organisation, priorisez 4 axes majeurs à définir.
Le budget alloué
Vous devez définir un budget en amont sans rien négliger comme l’achat de licence ou l’abonnement, les frais d’exploitation ou le cout de mise en œuvre ! Il convient ensuite de le respecter.
Les contraintes techniques
Identifiez vos contraintes sur la mise en place du logiciel : mode SaaS, hébergement au sein de votre structure, l’exploitation ou encore la maintenance.
Les ressources
Déterminez les équipes compétentes dont vous disposez en interne. Ces derniers seront en charge de la gestion de l’outil de gestion de la paie.
Les fonctionnalités
Quels sont les fonctionnalités que vous désirez ? Pour répondre à cette question, vous définirez le périmètre de votre projet.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie ?
Une fois le travail d’évaluation de vos besoins effectué, vous aurez le choix entre plusieurs logiciels de paie. Sachez qu’il existe des fonctionnalités de base, qui sont les indispensables, et celles optionnelles qui rendent le logiciel plus flexible et efficace.
Voici les fonctionnalités de base pour une gestion de paie efficace :
- calcul de la paie ;
- calcul et collecte du prélèvement à la source ;
- édition du bulletin de paie : le logiciel doit vous permettre de remettre une version dématérialisée à vos collaborateurs ;
- production des déclarations sociales obligatoires ;
- production des documents obligatoires ;
- émission de documents de reporting et de contrôle de la paie.
